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A inovação em impressão desempenha um papel estratégico para a otimização do fluxo de trabalho em corporações, dado que os serviços de impressão e seus respectivos equipamentos, softwares e insumos vêm ganhando cada vez mais destaque por apresentarem, entre outros benefícios, o aumento da produtividade e uma significativa redução de custos.
A contratação de serviços de outsourcing de impressão assumiu maior complexidade nos últimos anos, em face das alterações nas características desta demanda, especialmente quanto à disseminação de práticas remotas de trabalho e da evolução da tecnologia e dos modelos de prestação deste tipo de serviço, em que o termo outsourcing de impressão refere-se à terceirização de todo o processo de impressões e cópias de uma organização, a fim de que tal organização se dedique ao desenvolvimento de suas atividades estratégicas ou negociais.
Desde 2010, o Ministério de Minas e Energia (MME) adota o modelo de contratação de serviços de outsourcing de impressão (impressão corporativa), que engloba a disponibilização de equipamentos de impressão, digitalização e cópia, cujo modelo tem se mostrado adequado as suas necessidades, haja vista o alto grau de eficiência na prestação dos serviços, na agilidade de fornecimento de suprimentos e na substituição dos equipamentos em caso de defeito/pane. Além disso, o modelo citado denota otimização de recursos financeiros, com alternativas de controle e redução de custos, as quais evitam constantes compras ou aquisição de equipamentos, peças, consumíveis e insumos, e os custos correspondem às quantidades de equipamentos disponibilizados e de páginas efetivamente impressas, sendo a manutenção dos equipamentos realizada pela empresa contratada.
Nessa vertente, dando continuidade à disponibilidade dos serviços de impressão corporativa, imprescindíveis para a execução das atividades de competência legal desta Pasta, em 28 de setembro de 2018, foi firmado o Contrato nº 29/2018, com a finalidade de prover o MME de prestação de serviços outsourcing de impressão, compreendendo a disponibilização de equipamentos de impressão e digitalização de documentos, de modo a possibilitar a execução das atividades administrativas e negociais de forma eficiente, segura, atualizada e adequada às necessidades institucionais.
Entretanto, em 31 de outubro de 2023, ocorrerá o término da vigência do Contrato atual, sem possiblidade de prorrogação ordinária, o que requer a contratação de nova Solução de Outsourcing de Impressão, com vistas a possibilitar a continuidade dos serviços implantados, de maneira a promover a existência de dispositivos eficazes, voltados para a manutenção e a elevação dos níveis de disponibilidade dos equipamentos, e, com isso, minimizar a inoperância destes, gerando ganho relativo à gestão destes processos e deixando todos os custos operacionais sob a responsabilidade da nova empresa contratada.
Ademais, cabe ressaltar que a manutenção de uma infraestrutura tecnológica que permita às áreas finalísticas e administrativas a consecução dos seus objetivos institucionais, engloba os recursos de impressão, os quais são imprescindíveis para o funcionamento das atividades deste Ministério, isto é, a Solução de TIC pretendida contempla o fornecimento de equipamentos, softwares, consumíveis e demais insumos necessários para a realização de impressão, digitalização, cópia e outros, para atender as necessidades tecnológicas corporativas afetas a este tema, e com isso, promover a continuidade dos serviços requeridos, ante os inúmeros processos de trabalho e sistemas informatizados voltados para a divulgação de políticas de regulamentação da exploração dos recursos minero - energéticos, que geram um enorme volume de informações que devem ser disseminadas por meio de documentos físicos e/ou digitais.
Em 08 de março de 2023, a Secretaria de Governo de Digital (SGD) do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), por meio da Portaria nº 370, instituiu o Modelo de Contratação de Serviços de Outsourcing de impressão, no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) do Poder Executivo Federal, com vistas a estabelecer maior flexibilidade no modelo de gestão dos serviços, reduzir a ociosidade dos recursos contratados e a restrição de competitividade nas licitações que têm por objeto a contratação de outsourcing de impressão, aprimorando as formas de controle e estabelecendo recomendações sobre o dimensionamento da quantidade de páginas impressas e equipamentos, orientações em acessibilidade e requisitos de segurança da informação nos equipamentos, cuja expectativa é que os órgãos ampliem a competitividade em seus processos de licitação, garantindo melhores preços e serviços mais direcionados às suas reais necessidades, de forma que o pagamento dos serviços prestados seja proporcional ao uso dos equipamentos e serviços ao longo do contrato. Este Modelo de contratação é de uso obrigatório pelos órgãos do Sistema supracitado, no qual o MME é integrante na condição de Órgão Setorial.
Sendo assim, para fins do Modelo proposto pela SGD/MGI, entende-se por serviços de outsourcing de impressão ou serviços de impressão corporativa:
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A disponibilidade de equipamentos (multifuncionais e/ou impressoras) nas dependências da Contratante, agregando a instalação de software de gerenciamento para monitoramento e tarifação/bilhetagem;
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A assistência técnica de manutenção preventiva/corretiva; e
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A reposição de insumos/peças/suprimentos, inclusive papel, quando justificado.
Ante o exposto, faz-se necessária a Contratação ora proposta, uma vez que que contempla serviços mais direcionados às suas reais necessidades e de forma que o pagamento dos serviços prestados seja proporcional ao uso dos equipamentos e serviços ao longo do contrato, a fim de prover o MME de serviços de impressão corporativa, imprescindíveis ao desenvolvimento das ações institucionais e a execução das atividades corporativas, além de promover a atualização do modelo de contratação, em conformidade com a citada Portaria, tendo em vista possibilitar a gestão e a tomada de decisão direcionadas ao cumprimento das competências institucionais legais no âmbito da Geologia, Mineração e Transformação Mineral, Energia Elétrica, Planejamento Energético e Petróleo, Gás Natural e Combustíveis Renováveis.
Os resultados a serem alcançados com a presente Contratação são:
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Manutenção e continuidade dos serviços de impressão corporativa;
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Atualização tecnológica no que tange à impressão (serviços, hardwares, softwares, insumos, consumíveis e outros);
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Promoção do ganho de produtividade aos usuários dos serviços de impressão, digitalização e cópia de documentos;
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Manutenção e elevação dos níveis de disponibilidade dos equipamentos e dos serviços;
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Melhoria no acesso e na disponibilidade da informação;
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Economia de gastos quanto ao fornecimento de serviços de impressão;
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Ampliação da capacidade operacional para atender às expectativas atuais e futuras, alinhada às metas estabelecidas nos instrumentos de gestão institucional;
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Garantia da maior eficiência dos serviços de impressão corporativa;
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Atualização dos equipamentos de impressão corporativa;
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Vinculação da execução dos serviços prestados a critérios objetivos de qualidade e resultados;
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Garantia da disponibilidade dos recursos de impressão corporativa;
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Prestação de serviços de manutenção e suporte técnico aos equipamentos;
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Desoneração administrativa quanto à gestão patrimonial das impressoras e suprimentos, inclusive com redução de espaço físico para armazenar equipamentos fora de uso (destinados ao descarte);
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Maior controle das impressões realizadas e maior capacidade de implementação de políticas de racionalização de gastos com impressões;
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Proporcionalidade entre o pagamento dos serviços prestados em relação ao uso dos equipamentos e serviços ao longo do contrato;
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Possibilidade de utilização de impressoras do tipo "jato de tinta", voltadas ao mercado corporativo;
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Inserção de requisitos de segurança da informação nos equipamentos;
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Promoção de procedimentos de logística reversa e sustentabilidade ambiental;
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Promoção de acessibilidade nos equipamentos e serviços;
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Gerenciamento dos Níveis Mínimos de Serviços exigidos; e
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Aderência a Portaria SGD/MGI nº 370, de 08 de março de 2023, que institui o Modelo de Contratação de Serviços de Outsourcing de Impressão, no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) do Poder Executivo Federal. (Portaria instruída à luz da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2022 regida pela Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021).
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